Las asambleas de condominio son fundamentales para la toma de decisiones en una comunidad residencial o comercial. Sin embargo, muchos administradores de condominios cometen errores que pueden derivar en decisiones impugnadas, conflictos entre propietarios y problemas legales. En este artículo, exploramos los errores más comunes que los administradores de condominios cometen en las asambleas y te explicamos cómo evitarlos para garantizar reuniones eficaces, legales y organizadas.
1. No convocar la asamblea en el plazo previsto por el reglamento
Uno de los errores más frecuentes es no respetar los plazos de convocatoria establecidos en el reglamento de copropiedad. Esto puede invalidar las decisiones tomadas en la reunión y generar impugnaciones legales por parte de los propietarios afectados.
¿Cómo evitarlo?
- Revisar el reglamento de copropiedad para conocer el plazo mínimo y las condiciones de la convocatoria.
- Enviar la convocatoria con suficiente anticipación mediante los medios oficiales estipulados (correo electrónico, circulares certificadas, tablones de anuncios, entre otros).
- Asegurar la confirmación de recepción por parte de los propietarios para evitar excusas legales.
2. No especificar claramente el orden del día en la convocatoria
Un error grave es no incluir una agenda detallada en la convocatoria. Esto genera confusión y puede llevar a que las decisiones tomadas sean impugnadas.
¿Cómo evitarlo?
- Incluir una agenda clara y precisa en la convocatoria, evitando términos ambiguos como «asuntos varios».
- Asegurarse de que todos los puntos a tratar sean válidos según el reglamento.
- Adjuntar cualquier documento relevante para que los propietarios puedan prepararse adecuadamente.
3. No enviar los documentos necesarios antes de la asamblea
Los propietarios deben contar con la información necesaria antes de tomar decisiones importantes. No proporcionar documentos claves, como presupuestos, informes financieros y propuestas de reformas, puede generar falta de transparencia y conflictos.
¿Cómo evitarlo?
- Adjuntar todos los documentos relevantes en la convocatoria.
- Facilitar el acceso a la información mediante plataformas digitales o impresiones disponibles en la administración.
- Asegurar que los propietarios tengan tiempo suficiente para revisar los documentos antes de la asamblea.
4. Aceptar representantes sin poderes especiales válidos
En muchas asambleas, algunos propietarios delegan su voto en un tercero, pero si estos representantes no cuentan con un poder especial válido, sus votos pueden ser impugnados y afectar la validez de la reunión.
¿Cómo evitarlo?
- Exigir poderes especiales para la asamblea.
- Verificar la validez de estos poderes antes de iniciar la reunión.
- Llevar un registro detallado de los representantes autorizados.
5. Dirigir o presidir la asamblea cuando no le corresponde
Según la Ley 5038 sobre Condominios, el administrador no debe presidir la asamblea, ya que su función principal es actuar como secretario y tomar nota de los acuerdos.
¿Cómo evitarlo?
- Dejar la dirección de la asamblea al presidente de la junta de propietarios.
- Si no hay junta establecida, seguir lo estipulado en el reglamento sobre quién debe presidir la reunión.
- Limitarse a la función de secretario, registrando lo discutido y acordado.
6. No verificar el quórum antes de iniciar la asamblea
El quórum es el número mínimo de propietarios que deben estar presentes para que las decisiones sean válidas. Celebrar una asamblea sin quórum puede invalidar todas las resoluciones tomadas.
¿Cómo evitarlo?
- Confirmar la asistencia de los propietarios al inicio de la asamblea.
- Si no hay quórum, reprogramar la reunión según lo estipulado en el reglamento.
- Permitir la participación virtual si está permitido en el reglamento.
7. No redactar correctamente el acta de la asamblea
El acta es el documento oficial que recoge todas las decisiones tomadas en la reunión. Un acta mal redactada puede generar conflictos o invalidar acuerdos.
¿Cómo evitarlo?
- Asegurar que el acta incluya: fecha, asistentes, temas tratados, acuerdos tomados y firmas del presidente y secretario.
- Revisar que la redacción sea clara, precisa y sin ambigüedades.
Guardar copias en un archivo seguro y garantizar su acceso a los propietarios
Evitar estos errores garantiza que las asambleas de condominio sean eficaces, legales y beneficiosas para todos los propietarios. Una buena administración condominial debe estar basada en la transparencia, la organización y el cumplimiento de la normativa vigente.
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